Suoraan sisältöön

Vimanan Sähköisen asioinnin tukipalvelu tarjoaa organisaatioille tukea Suomi.fi-viestien käyttöönottoon

Suomi.fi-viestit ovat osa Väestörekisterikeskuksen (VRK) tarjoamaa Suomi.fi-palvelukokonaisuutta. Viestit-palvelu mahdollistaa kansalaisen ja viranomaisen välisen nopean ja tietoturvallisen sähköisen viestimisen. Palvelun kautta viranomaisorganisaatiot voivat lähettää esimerkiksi päätöstietoja ja muita dokumentteja kansalaisille.

Monenlaisia säästöjä 

Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymässä (Kainuun sote) Suomi.fi-viestit-palveluja on liitetty esimerkiksi hyvinvoinnin ja terveyden palvelukanava Omasoten viesteille ja sosiaalihuollon Pro Consona -järjestelmässä tehtävien aikuis- ja perhetyön päätösten sähköisiin tiedoksiantoihin.

”Asiakkaalle Viestit-palvelu on joustava ja edullinen. Palveluun voi kirjautua silloin kun itselle sopii eikä sen käytöstä aiheudu asiakkaalle kustannuksia. Palvelun käyttöönotto nopeuttaa tiedonsaantia ja vähentää toteutuessaan postituksesta aiheutuvia kustannuksia ja työmäärää”, selittää Kainuun soten ICT-suunnittelija Mari Niskanen.

”Suurta kuvaa katsoessa koko Suomen laajuisesti rahallista säästöä Viestit-palvelun käytöstä syntyy pidemmällä aikavälillä jopa 50 prosenttia verrattuna nykyiseen manuaaliseen tapaan toimia”, kertoo Suomi.fi-viestien Sähköisen tukipalvelun palvelupäällikkö Anu Lehtonen.

Tukea Suomi.fi-viestit-palvelun käyttöönottoon on tarjolla

Lakisääteisesti julkishallinnon organisaatioita edellytetään tarjoamaan palveluita myös sähköisesti. Käytännön apuna Suomi.fi-viestien käyttöönotossa organisaatiolle on Vimanan Sähköisen asioinnin tukipalvelu, jonka tavoitteena on edistää asiakkaiden oman toiminnan digitalisointia sekä nopeuttaa VRK:n Suomi.fi-palveluiden käytön yleistymistä.

”Tarjolla on organisaatiokohtaista tukea. Ensin työskennellään käyttöönoton parissa ja sen jälkeen siirrytään vielä pohtimaan palvelun jatkokehitystä”, Vimanan projektipäällikkö Tiina Nikmo summaa.

”Olemme Vimanan kanssa pohtineet hankkeen vaikuttavuutta ja hallittavuutta pitkällä tähtäimellä päättäessämme Suomi.fi-viestit-palvelun käyttöönoton kohdentamista – kuitenkin siten, että olemme itse voineet valita kohteet, joihin panostamme”, kertoo Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymän Siun soten projektipäällikkö Piritta Kärki.

”Vimanalta tullut tuki ja apu projektinhallinnassa on ollut kokonaisvaltaista alusta alkaen. Vimana on tarjonnut erilaisia toteutusvaihtoehtoja projektin suhteen ja edistänyt vuoropuhelua eri järjestelmätoimittajien kanssa. Konkreettista apua olemme saaneet myös eri hakemusten ja lomakkeiden täyttämisessä. Vimana on pitänyt huolen siitä, että projekti etenee toivotusti”, Siun soten Piritta Kärki kertoo.

Palvelujen sähköistäminen on moniammatillinen prosessi

Seitsemän sairaanhoitopiiriä ahertaa parhaillaan Viestit-palvelun käyttöönoton parissa ja tuotantoon palvelu otetaan elokuun aikana. Sähköinen asioinnin käyttöönotto organisaatiossa vaatii muutakin kuin uusien tietojärjestelmien hankinnan – vanhat toimintaprosessit avataan uudelleen tarkasteltaviksi. Tilanne haastaa pohtimaan, miten jatkossa toimitaan sähköisessä maailmassa.

”Palveluiden sähköistäminen on moniammatillinen prosessi, jossa huomioitava on esimerkiksi laajojen verkostojen aikatauluhaasteet, tieto- ja henkilösuojalakeihin liittyvät säädökset, oman henkilökunnan perehdyttäminen uusiin toimintatapoihin ja käyttäjäkunnan kannustamisen sähköisten palvelujen käyttöön”, kertoo Siun soten Piritta Kärki ja jatkaa vielä:

”Kyseessä on organisaation ja käyttäjäkunnan osalta monisäikeinen haaste, mutta myös mahdollisuus nopeampaan ja monipuolisempaan asiakasviestintään sekä ammattilaisten työn tehostamiseen.”

Palvelun käyttöönotot tehdään yhteistyössä

Onneksi uusien ratkaisujen ja toimintatapojen luomisessa ei tarvitse olla yksin, sillä käyttöönottoa on tehty vilkkaassa yhteistyössä sairaanhoitopiirien kesken.

”Monessa sairaanhoitopiirissä on käytössä samoja järjestelmiä ja samanlaisia palveluita, joissa Suomi.fi-viestejä hyödynnetään. Viikoittaisissa Vimanan koordinoimissa Skype-palavereissa sairaanhoitopiirien kanssa, olemme purkaneet erilaisia käyttöönoton haasteita, ja yhteistyö on kannustanut palvelujen käyttöönottoon”, Kainuun soten Mari Niskanen kertoo.

”Skype-palaverit ovat auttaneet verkostoitumaan ja mahdollistaneet vuoropuhelun erilaisista sähköisten palveluiden käyttöönottoon liittyvistä haasteista ja niiden voittamisesta. Tämän foorumin avulla olemme voineet hyödyntää myös muiden toimintamalleja”, Siun soten Piritta Kärki pohtii.

”Yhteistyön merkitys on valtava. VRK:lla on tekninen osaaminen Viestit-palvelun käyttöönottoihin liittyen ja asiakasorganisaatioilla vahva substanssiosaaminen omaan toimintaansa. Me Vimanalla pystymme koordinoimaan sekä yhdistämään nämä asiat eli olemme apukäsinä ja tukena ihan siellä organisaatiotasolla”, Vimanan palvelupäällikkö Anu Lehtonen tiivistää.

Onko Suomi.fi-viestit palvelu jo tuttu? Tutustu ja rekisteröidy palveluun täällä.