Suoraan sisältöön

Tietosuojakäytännöt erityistilanteissa

Vimana Oy:n yleisiä tietosuojaperiaatteita sovelletaan myös erityistilanteissa, mikäli asiasta ei ole toisin mainittu.

Asiointi puhelimitse Vimanan asiantuntijan kanssa

Asiakkaille suunnatussa puhelinneuvonnassa tapahtuvan asioinnin yhteydessä kerätyt ja käsitellyt tiedot eivät yleisesti ottaen sisällä henkilötietoja. Emme myöskään muutoin kerää henkilötietojasi esimerkiksi nauhoittamalla puhelinpalvelun puheluita.

Käsiteltävät tiedot
Vaihteeseen saapuvista puheluista tallennetaan soittoaika, soittajan numero ja kohdenumero, johon puhelu välitetään sekä puhelun kesto.  Säännönmukaisesti emme kerää muita henkilötietoja.

Tietojen luovutus
Vimana Oy:n puhelinvaihteen hoitaa ulkopuolinen palveluntarjoaja, jonka on toteuttanut valtion tietotekniikkakeskus Valtorin sopimuskumppani Elisa Oyj. Siten tiedot luovutetaan Elisa Oyj:lle.

Vimanalla ei ole muita säännönmukaisia tietojen luovutuksia puhelinpalveluiden osalta.

Puheluiden käsitteleminen ja käsittelyn peruste
Käsittelemme henkilötietojasi, jotta voimme tarjota sinulle neuvoa ja varmistaa, että jatkoyhteydenotot tulevat oikeaan osoitteeseen.

Muutoin puhelinneuvontaan sovelletaan Vimanan yleisiä tietosuojaperiaatteita.

Työhakemuksen jättäminen

Kun haet töihin Vimana Oy:n tarjoamiin tehtäviin, toimitat meille sinua koskevia henkilötietoja. Yleisesti ottaen, työpaikanhakijat toimittavat työntehtävän kannalta olennaisia tietoja, mutta toisinaan tiedot voivat sisältää myös hyvin henkilökohtaisia tietoja, jotka eivät välttämättä ole työn kannalta tarpeenmukaisia (kuten harrastukset tai vapaa-ajan aktiviteetit).

Käsiteltävät tiedot
Me Vimanassa kysymme työnhakijoilta ainoastaan tarpeelliset tiedot, jotka ovat välttämättömiä asianmukaisen rekrytointiprosessin toteuttamiseksi. Yleensä työhaun yhteydessä olemme vaatineet seuraavia tietoja: Haettava paikka, henkilötiedot: (nimi, osoitetiedot, puhelin- ja muut yhteystiedot, koulutus- ja työkokemustiedot). Hakija voi tarvittaessa toimittaa oma-aloitteisesti laajemmat tiedot rekrytoivalle taholle.

Työhakemusten käsittelyn peruste
Tietojen keräämisen tarkoitus on tallentaa, päivittää ja ylläpitää tietokantaa Vimana Oy:n hakeneista työnhakijoista rekrytoijien ja rekrytoivien esimiehien käyttöä varten. Tietoja käytetään pelkästään tehtävään sopivan työntekijän valintaa varten.  Rekisterin tiedot saadaan hakemuksista, jotka osoitetaan tiettyyn tehtävään tai osoitetaan yritykselle ns. avoimina hakemuksina. Avoimia hakemuksia säilytetään tietokannassa kuusi kuukautta hakemuksen saamishetkestä laskien.

Tietojen luovutus
Tietoja luovutetaan rekrytointia hoitaville konsulttiyrityksille (ManpowerGroup, Consultor Finland oy) ja rekrytointijärjestelmän tarjoavalle palveluntarjoajalle (TeamTailor Ab). Muilta osin, tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin.

Henkilötietojen sisällön uudelleentuottaminen ja pääsynhallinta
Fyysisiä kopioita tiedoista tulostetaan vain tarvittaessa. Paperitulosteet tuhotaan rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen.

Sähköisesti tallennetut tai toimitetut tiedot: Hakemukset toimitetaan sähköisesti rekrytointijärjestelmän kautta rekrytointia suorittavalle henkilölle. Toimitetut henkilötiedot hakijoista poistetaan välittömästi rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen. Mikäli hakija antaa suostumuksen, tietoja voidaan säilyttää kuusi kuukautta hakemusprosessin päättymisen jälkeen.

Muilta osin työnhakua koskeviin henkilötietoihin sovelletaan Vimana Oy:n yleisiä henkilötietokäytäntöjä.