Suoraan sisältöön

Tieto-ohjautuvassa organisaatiossa tieto on osa päivittäistä toimintaa

Hyvä ja tehokas julkinen hallinto luovat edellytyksiä yhteiskunnan ja talouden kehitykselle. Meneillään oleva hallinnon digitalisointi antaa tälle kehitykselle hyviä eväitä. Digitalisoinnin edetessä tieto alkaa korostua – laadukkaan eli oikean ja ajantasaisen tiedon tarve nousee vaatimukseksi julkisen hallinnon kehittämiselle. Tätä voidaan tukea muun muassa tietopolitiikan keinoin yhdenmukaistamalla kerätyn tiedon tallentamistapoja sekä pyrkimällä sujuvoittamaan eri toimijoiden välistä tiedon vaihtoa niin eri tietovarantojen kuin rekisterienkin välillä.

Tuloksekas tiedolla johtaminen edellyttää organisaation tietoprosessin suunnittelemista ja sen järjestelmällistä kehittämistä. Tiedolla johtamisen käsite kytkeytyy tiiviisti tiedon johtamiseen ja hallinnointiin. Tiedon johtamisella tarkoitetaan järjestelmien suunnittelemista ja rakentamista siten, että varmistetaan tietojen saatavuus, löydettävyys ja hyödynnettävyys tiedon koko elinkaaren aikana. Tiedon hallinta tarkoittaa edellä mainittujen asioiden varmistamista tietoprosessin näkökulmasta.

Strategian toteutuminen tiedolla johtamisen päämääränä 

Tiedolla johtaminen ei tarkoita yksinomaan raporttien ja ennusteiden laatimista tai tällaisten hyötykäyttöä organisaation johtamisen tukena. Ei liioin riitä, että tietoa hyödynnetään päätöksiä tehtäessä, sillä tiedon on oltava käytettävissä suunnittelu- ja päätöksentekoprosesseissa. Tuottava ja vaikuttava tiedolla johtaminen edellyttää onnistuneiden teknologiavalintojen ja riittävän tiedonhallintaosaamisen ohella toimivia liiketoimintatiedon hallinnan prosesseja sekä tehokasta vuorovaikutusta tiedon hyötykäytön ekosysteemissä.

Organisaation strategian toteutuminen on tiedolla johtamisen päämäärä. Monet organisaation toimintaa varjostavat riskit pienenevät, kun organisaatio tuntee sille olennaisen datan ja hallinnoi tätä kuten muitakin arvokkaimpia voimavaroja. Toiminnan sekä kustannus- että resurssitehokkuuden kehittäminen onnistuu varmimmin, kun organisaation päätöksenteko perustuu riittävän laadukkaaseen tietoon. Laadukkuus tarkoittaa, että tieto on kattavaa, oikea-aikaista, kyllin tarkkaa, oikeellista ja johdonmukaista. Tiedolla johtamisessa käytettävä tieto ei sisällä kriittisiä virheitä, kun mittariston laskennat on toteutettu oikein ja datalähteet ovat kunnossa.

Tietojohtaminen mukaan organisaation kaikille tasoille 

Nykyisin tiedolla johtaminen nähdään hyvin usein vain organisaation ylintä johtoa hyödyttävänä toiminnan ohjaamisen työkaluna, vaikkakin hyvin edistyneissä organisaatioissa tiedolla johtamista on viety käytännön päivittäiseen toimintaan. On oleellista ymmärtää, että tiedolla johtamisen tulisi laajentua useille hallinnon eri tasoille: strategiselle, taktiselle ja operatiiviselle.

Tieto-ohjautuvassa organisaatiossa on tunnistettu missä ja miten mitattava tieto syntyy. Tällaisessa organisaatiossa merkityksellistä tietoa käytetään päätöksenteon tukena ja työntekijät kaikilla organisaatiotasoilla ovat tietoisia tiedon merkityksestä. Tieto-ohjautuvassa organisaatiossa työntekijät saavat työtehtävissään tarvitsemansa tiedon vaivattomasti ja oikea-aikaisesti.

 

Peter Soinu
Projektipäällikkö, Vimana

 

 

 

 

Blogiteksti on osa Tiedosta toimeen -blogisarjaa, jossa tarkastellaan tiedolla johtamisen ilmiötä eri näkökulmista. Blogitekstit pohjautuvat Maakuntien tietojohtaminen -hankkeen loppuraporttiin. Kirjoittajina toimivat työryhmän jäsenet.