Suoraan sisältöön

Tiedonohjaussuunnitelma tukee organisaation tietojen hallintaa

Tiedonhallinta aiheena on hyvin iso kokonaisuus, mutta yritetään kiteyttää sen tähän lyhyeen blogikirjoitukseen niin, että se aukeaisi hieman yleisellä tasolla kaikille – myös heille, jotka työssään jopa tiedostamattaan ovat tekemisissä tiedonhallinnan kanssa. Lähtökohtana on se, että tieto on läsnä kaikkialla ja kaikessa tekemisessämme. Tieto on henkilökunnan rinnalla organisaation tärkein pääoma.

Tieto kokonaisuutena on hyvin laaja käsite ja paljon enemmän kuin pelkkä tekninen ratkaisu. Tiedot tulee organisaatiossa järjestää niin, että tietojen hyödynnettävyys, saatavuus ja löydettävyys pystytään varmistamaan aina eri tarkoituksissa, niin kauan kuin kyseenomainen tieto on olemassa. Käsiteltävän tiedon täytyy olla myös laadukasta, eheää ja luotettavaa sekä sen tulee olla käytettävässä muodossa.

Tiedonhallinta on osa organisaation jokaista prosessia

Hyvä ja hyvin hoidettu tiedonhallinta on organisaatiolle äärimmäisen tärkeää. Tiedonhallinta on toiminto, jossa tietoa hallitaan. Se on eräänlaista tiedon organisointia siten, että kaikki tarvittava tieto saadaan asianmukaisesti ja hallitusti käyttöön. Tiedonhallinta voidaan määritellä mm. seuraavasti: Tiedonhallinta (Information Management) on tietoprosessien järjestämistä siten, että tietojen saatavuus, löydettävyys ja hyödynnettävyys eri tarkoituksiin pyritään varmistamaan tiedon elinkaaren ajan. (Finto: Tietotermit 2016).

Tiedonhallinta liittyy hyvin olennaisesti organisaation prosesseihin, sillä kaikissa prosesseissa käsitellään tietoa. Näistä hyviä esimerkkejä ovat raportit, tilastot, sopimuspykälät ja asiakastiedot. Siksi kaikkien sellaisten prosessien, joissa syntyy asiakirjoja, olisi hyvä löytyä myös organisaation tiedonohjaussuunnitelmasta (TOS).

Organisaation prosessit kirjataan tiedonohjaussuunnitelmaan aina asian vireilletulosta päätöksentekoon asti. Jokaiseen vaiheeseen, eli toimenpiteeseen, on kytketty myös asiakirja. Tiedonohjaussuunnitelma “keskustelee” operatiivisen järjestelmän kanssa, joka voi olla esimerkiksi asianhallintajärjestelmä. Kun pohjatyö on tehty hyvin, oikeat tiedot ja oikeat asiakirjat löytävät oman oikean paikkansa ja ovat helposti saatavilla.

Tiedonohjaussuunnitelma on usein rakennettu hakemistopuun muotoon. Suunnitelmaan on tarkoitus tallentaa kaikki organisaation prosessit asiakirjoineen ja metatietoineen. Hyvin rakennetussa tiedonohjaussuunnitelmassa on huomioitu niin asiakirjojen elinkaari eri prosesseissa kuin eri vaatimustenmukaisuustekijät. Suunnitelmaa laatiessa on hyvä huomioida johdon ja työntekijöiden tarpeet.

Digitaalisuus edistää tiedonhallintaa

Siirryttäessä sähköisiin käsittelyprosesseihin tiedonohjaussuunnitelma laadinta ja päivittäminen on tärkeää. Asiakirjatiedoille määritellään oletusmetatietoarvot mm. julkisuuden, henkilötietoluonteen ja säilytysajan osalta (JHS-suositukset, 191). Asiakirjatietojen automaattinen hallinta ja ohjaus vaativat taustalle hyvin rakennetun suunnitelman, joka ohjaa sähköisten asiakirjatietojen koko käsittelyprosessia.

Digitaalisuus helpottaa asioiden ja asiakirjojen löytymistä ja on samalla nopeuttanut eri prosessien kulkua. Ennen asiakirjat kulkivat hitaammin kirjepostilla ja asioiden sekä päätösten tekeminen vei paljon aikaa. Nykyään, vaikka tietoa ja aineistoa on paljon, se on melko helposti kaikkien saatavilla ja liikuteltavissa. Uskon, että kaikki tekeminen, myös tiedonhallinnan suhteen, tulee enenevässä määrin painottumaan digitaalisuuteen. Oman haasteensa tähän tuovat rahoitus ja resurssit.

Ratkotaan asianhallinnan haasteita yhteistyössä

Tiedonhallinnan tulevaisuutta määrittelee hyvin pitkälti tämän vuoden alusta voimaan astunut tiedonhallintalaki. Tiedonhallintayksiöiden vastuulla on muun muassa tiedonhallinnan järjestäminen, tietoturvallisuus ja asianhallinta. Kokonaisuutena tämä on erittäin laaja paketti – olemme erittäin tärkeiden, mutta myös vaativien asioiden kanssa tekemisissä.

Pohdin, miten kaikki olemassa oleva asiakirja-aineisto saadaan turvallisesti käsiteltyä, liikuteltua, säilytettyä ja hävitettyä? Pitäisikö meillä olla kansallisella tasolla toimija, joka tukisi, neuvoisi ja ohjaisi organisaatioita oikean yhteisen tekemisen suuntaan? Tekemistä riittää ja yhteistyötä on tehtävä.

Myös verkostoista saa apuaja. Huippuratkaisun löytäessään olisi hienoa, että hyviä käytänteitä jaettaisiin myös muille. Moni tuskailee tämän hyvin ison kokonaisuuden kanssa melkein yksin ja niinhän sen ei pitäisi olla. Se, että tieto ja asiakirjat liikkuvat jatkossa ketterästi eri viranomaisten ja organisaatioiden välillä, on mahdollista vain yhteistyötä tekemällä. Työtä on paljon, mutta positiivisella ja ratkaisukeskeisellä asenteella päästään jo pitkälle.

 

Mari Hakala
Tiedonhallinnan asiantuntija