Suoraan sisältöön

Tavoitteena hallittu siirtymä tulosohjauksesta tiedolla johtamiseen

Ennakoivan toiminnan ja palvelujen johtamisen tarve korostuu nykypäivänä ja tämä lisää tiedon tarvetta. Julkishallinnon on kyettävä reagoimaan ja ohjaamaan toimintaa tarvittaessa hyvinkin nopeasti, sillä osa asukkaille tuotettavista palveluista ovat herkkiä taloussuhdanteille. Ennakointiajan pituus vaihtelee tarpeen mukaan. Esimerkiksi Työ- ja elinkeinoministeriön arvion mukaan reagointiaika havaittuun laskevaan taloussuhdanteeseen on noin 6 kuukautta, jonka aikana pitäisi varautua suhdannekääntymään ja ryhtyä tarvittaviin toimenpiteisiin. Tästä huolimatta, tällä hetkellä yleistä on selvittää tapahtumakulkuja reaktiivisesti – ennakoinnin sijaan keskitytään pohtimaan, miten tiettyihin lopputuloksiin on päädytty.

Valtion tulosohjaus on vuorovaikutteinen sopimusajatteluun perustuva ohjausmalli. Siinä ministeriö asettaa tavoitteita virastoille, jotka seuraavat ja raportoivat saatuja tuloksia ja pyrkivät saavuttamaan ne. Valtionhallinnossa on valittu CAF (Common Assessment Framework) ohjenuoraksi tulosohjauksessa. CAF:illa on neljä päätavoitetta: 1) ohjata julkista hallintoa laadun johtamiseen käyttämällä itsearviointia ja -havainnointia 2) päästä arvioimaan sitä, mitä tarvitaan toiminnan parantamiseen 3) toimia siltana useiden erilaisten laadunhallinnan mallien välillä 4) mahdollistaa ja edistää vertaisoppimista julkisen sektorin organisaatioiden välillä.

Oikein sovellettuna ja CAF:in periaatteet sisäistäneessä organisaatiossa ajatuksena on Toyotalta lähtöisin oleva ajatus: “rakennetaan ihmisiä ennen autojen rakentamista”. Tämä tarkoittaa sitä, että sitoutunut ja ongelmanratkaisuun kyvykäs työvoima, joka hyödyntää PDCA-logiikkaa (plan-suunnittele, do-toteuta, check-tarkasta ja act-toimi) oman työnsä kriittisessä arvioinnissa, pystyy myös olemaan innovatiivisempi ja tuottavampi tilanteissa, joissa heidän täytyy ratkaista monimutkaisia tai vaikeitakin ongelmia.

Sama pätee julkishallinnon erilaisiin tehtäviin. Ajatuksena on tarjota työntekijöille tietoa heidän omasta työstään siten, että he pystyvät paremmin ohjaamaan sitä. He pystyvät olemaan tuloksellisempia ja toisaalta myös motivoituvat tuloksellisempaan toimintaan. Tavoite on saattaa tiedon hyödyntäjät lähemmäksi yhteistä tavoitettaan. Tässä onkin keskeinen ero tulosohjauksen tai -johtamisen ja tieto-ohjauksen välillä.

Julkisen hallinnon ja valtion organisaatio on valtavan laaja. Sen sisältä tulee monenlaista jopa toisilleen ristiriitaista tietoa, joka ei edistä tieto-ohjautuvuutta organisaatiossa. Valtion ohjaus ei saa olla pirstaloitunutta, vaan sen pitää olla toiminnan kannalta yhteen sovitettua ja viestinnän osalta yhtenäistä.

Olennaista on myös tiedontuotantoon liittyvien toimintojen yksinkertaistaminen. Monimutkaisuus, liittyipä se työtapoihin tai työvälineisiin, luo herkästi virheitä ja laatuongelmia. Mittareita on oltava järkevä määrä ja työnteon kannalta olennaiseen tietoon on päästävä vaivattomasti käsiksi. Tietoon liittyvien käsittelyiden, julkaisemisen ja valvonnan prosessien, on oltava läpinäkyviä ja mahdollisimman selkeitä.


Tiina Soininen,
YtT, Johtava asiantuntija, Pohjois-Karjalan ELY-keskus

 

 

 

 

 

 

Blogiteksti on osa Tiedosta toimeen -blogisarjaa, jossa tarkastellaan tiedolla johtamisen ilmiötä eri näkökulmista. Blogitekstit pohjautuvat Maakuntien tietojohtaminen -hankkeen loppuraporttiin. Kirjoittajina toimivat työryhmän jäsenet.