Suoraan sisältöön

Lärdomar om andras verksamhetssätt i ärendehanteringssystemets projektgemenskap

Projektgemenskapen kring upphandlingen av ärendehanteringssystemet som leds av Vimana präglas av aktivitet. Representanter för landskapen har medverkat i projektets preliminära utredning och i kravhanteringen. Projektgemenskapen har samtidigt blivit en plats för utbyte av erfarenheter och tips, där deltagarna lär sig saker som de också kan ha nytta av i sitt eget arbete av andra.

I Vimanas ärendehanteringssystemprojekt införs en ärendehanteringssystemtjänst där landskapen kan sköta basfunktioner gällande behandling och registrering av myndighetsärenden.  Med hjälp av ärendehanteringssystemet kommer landskapen att genomföra många olika uppgifter, till exempel tjänsteinnehavarbeslut, möten i olika organ, e-tjänster och avtalshantering.

Projektet genomförs i ett nära samarbete med landskapsberedarna samt utvecklingsprojektet för landskapens informationsstyrningsplan. Ärendehanteringssystemet som Vimana upphandlat tas först i bruk av landskapen som ännu inte har en motsvarande lösning.

”I projektet definieras ärendehanteringssystemets behov. Vimanas roll är att utifrån de användningsbehov och krav som landskapen uppgett se till att systemet möjliggör skötseln av ärendehanteringsuppgifter. På så sätt behöver landskapen inte fundera ensamma över detta”, säger projektledare Kimmo Vuotila.

Gedigen kompetens bakom systemets kravhantering

Projektet har nu gått vidare från preliminär utredning till planering. För närvarande slutförs kravhanteringen och upphandlingsdokumenten skapas. Även tekniska dialoger med tjänsteleverantörer förs. Upphandlingen ska börja i juni. Införandet har schemalagts att börja sommaren 2019.

”Partnern som genomför systemet väljs utifrån de krav som framförts i upphandlingen. Förutom de operativa kraven som landskapen lagt fram krävs det att partnern har förmåga att genomföra flera införandeprojekt samtidigt samt att även servicen efter leverans är i ordning”, säger Vuotila.

I projektgruppen som utför kravhanteringen finns flera representanter som använder systemen och goda synpunkter på vad som det lönar sig att kräva och vänta sig. Vuotila tror att det goda samarbetet kommer att fortsätta även efter införandeprojekten.

”I projektet har man märkt att man lär sig mycket nytt då man får höra om hur andra arbetar. Den gemensamma verksamheten fortsätter i kundutvecklingsgruppen, där representanter för landskapen planerar utvecklingsåtgärder efter att ärendehanteringssystemet tagits i bruk och goda gemensamma verksamhetssätt”, sammanfattar Vuotila.

Mer information:
Projektledare Kimmo Vuotila, kimmo.vuotila@vimana.fi