Suoraan sisältöön

SoteDigin hankinta-asiantuntija Olli Suotunen työskentelee julkisten hankintojen parissa Business Finlandilla

Minulla on ollut kiitollinen tilaisuus toimia hankinta-asiantuntijana Business Finland Oy:ssä jo melkein vuoden ajan. Business Finland syntyi, kun Tekes ja Finpro Oy yhdistyivät vuoden 2018 alussa. Uusi yritys kehittää Suomesta maailman vetovoimaisinta ja kilpailukykyisintä innovaatioympäristöä, jossa yritysten on hyvä kasvaa, uudistua ja menestyä.

Business Finlandilla huippuasiantuntijoiden seurassa on ollut hienoa itse oppia ja samalla yhdessä kehittää digitaalisten palveluiden käyttöä toiminnan tehostamiseksi. Hankinta-asiantuntijan roolissa olen saanut olla mukana muun muassa tiedolla johtamiseen ja asiakkuudenhallintajärjestelmään liittyvissä kehittämishankkeissa. Tässä kirjoituksessa nostan lyhyesti esille muutamia ajatuksia, jotka koen tärkeiksi julkisten hankintojen parissa työskennellessäni.

Hankintojen toteuttaminen julkisten hankintojen kontekstissa on taitolaji. Hankintalaki ohjaa koko hankintaprosessia. Julkisilla varoilla ostetaan Suomessa vuosittain tuotteita, palveluja ja urakoita noin 35 miljardilla eurolla. Hankintalain keskeinen tavoite on varmistaa, että kilpailutukseen osallistujia ja muita toimittajia kohdellaan tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimitaan avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen. Tarjoajien on voitava luottaa siihen, että heillä on yhtäläiset mahdollisuudet menestyä kilpailutuksessa.

Pyrkimyksenä on toteuttaa kehityshanke siten, että määritellyt toiminnalliset tavoitteet saavutetaan ja että hanke viedään läpi oikea-aikaisesti ja kustannustehokkaasti. Perustukset onnistumiselle luodaan jo prosessin alkuvaiheessa, kun tilaaja miettii ja suunnittelee hankinnan sisältöä ja tavoitteita. Mitä selkeämpi näkemys syntyy, sitä helpompaa on sen dokumentointi tarjouspyyntöön.

Hankinnan valmisteluvaiheessa kannattaa käyttää apuna myös alan toimittajia, jotka tuntevat markkinat ja joilla on usein viime käden tietoa nykyisestä ja tulevasta kehityksestä. Toimittajat hyvin mielellään osallistuvat ennen varsinaista hankintaa tehtäviin tietopyyntöihin ja kertovat näkemyksiään ratkaisuvaihtoehdoista ja huomioon otettavista seikoista. Tilaajalle itselleen syntyy näin parempi ymmärrys siitä, mitä on hankkimassa ja tarjouspyynnöstä saadaan sellainen, että sen perusteella myös alan toimijoille ja tarjoajille välittyy selkeä käsitys tilaajan tarpeesta ja hankinnan sisällöstä.

Voittajan valinta tuo oman haasteensa tarjouspyynnön valmisteluun. Tilaajan, eli hankintayksikön, tärkeä tehtävä on kuvata tarjouspyynnössä kilpailutuksen voittajan valinnan kriteerit. Niiden perusteella hankinnan toteuttajaksi pitäisi valikoitua tarjoaja, joka hankintayksikön näkökulmasta on siihen tehtävään paras. Julkiset hankinnat eroavat tässä kohdin yksityisellä puolella tehtävistä hankinnoista, koska julkisella puolella voittajan valinta- ja vertailuperusteet on kuvattava jo tarjouspyynnössä, eikä niitä voi enää sen jälkeen muuttaa, kun tarjoukset on saatu. Hankintayksikön pitäisi siis etukäteen osata tietää tai ennustaa, millä kriteereillä paras tulee valituksi.

Toimittajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu edellyttää, että valinnan ja vertailun perusteet kuvataan tarjouspyynnössä niin yksiselitteisesti, että tarjoajat niiden perusteella jo tarjousta laatiessaan tietävät, millä seikoilla on merkitystä tarjouskilpailua ratkaistaessa. Vertailuperusteet on hankintalain mukaan ilmoitettava tarjouspyynnössä riittävän täsmällisesti siten, että tarjouspyyntö tuottaa yhteismitallisia ja vertailukelpoisia tarjouksia ja ettei hankintayksikölle anneta rajoittamatonta valinnanvapautta tarjousten vertailussa. Jos valinta- ja vertailuperusteiden laadinnassa onnistutaan niin, että parhaat tarjoukset valikoituvat vertailun kärkipäähän, ei voittajan valinnalla ole niin suurta merkitystä. Kuka tahansa hyvistä tarjoajista voi tulla valituksi ilman, että siitä syntyisi kovin suurta riskiä hankintayksikölle.

Business Finlandissa olemme valintaan liittyvää riskiä pyrkineet pienentämään asiantuntijuutta korostavissa hankinnoissa haastattelemalla ja vertailemalla tarjouksessa nimettyjä asiantuntijoita. Haastattelun avulla olemme verranneet sellaisia tekijöitä, kuten vuorovaikutustaitoja, henkilökohtaista asiantuntemusta ja kykyä jäsentää hankinnan kohteeseen liittyviä asiakokonaisuuksia, jotka tarjousdokumenteista eivät useinkaan käy yhtä hyvin selville.

Viimeisenä, mutta ei vähäisimpänä menestystekijänä, nostaisin vielä esille tiimin yhteistyökyvyn ja yhteisen osaamisen. Digitaalisten palveluiden kehittämiseen liittyvät hankinnat tehdään usein yhteistyössä liiketoiminnan, IT-asiantuntijoiden ja hankintatoimen kesken. Jokaisella ryhmän jäsenellä on oma roolinsa ja siihen liittyvä kyvykkyys, jota muut tarvittaessa komppaavat ja kyseenalaistavat. Toisissa asioissa onnistutaan ja joissakin voi tulla myös takapakkia. Parhaimmillaan menestymisistä ja virhevalinnoista kuitenkin opitaan ja tiimin kyvykkyys ja osaaminen on seuraavassa hankinnassa ainakin hitusen entistä paremmalla tasolla.

Olli Suotunen
Hankinta-asiantuntija

 

 

 


Blogiteksti on osa SoteDigin asiantuntijat -blogisarjaa, jossa asiantuntijamme kertovat ajatuksiaan asiantuntijatyöstä ja projekteista, joiden parissa he työskentelevät eri asiakasorganisaatoissa.