Suoraan sisältöön

Otollinen aika kehittää tietojohtamista on nyt – mutta entäpä jos mitään ei tehdä? 

Elämme tietotaloudessa, jossa datasidonnaisuus on keskeinen tekijä myös julkishallinnossa. Tieto on, ja sen halutaan olevan, organisaation strateginen ja taloudellinen voimavara ja menestystekijä. Jokainen organisaatio joutuu tavalla tai toisella tekemään tiedolla johtamiseen sekä tiedon hallinnointiin liittyviä valintoja. Keskeistä on se, miten toimintaa koskevaan dataan päästään käsiksi ja miten siitä pystytään tekemään organisaation toimintaa tehostava voimavara.

Monissa organisaatioissa omilla valinnoilla aiheutetaan osa tiedon hyötykäytön näkyvistä ongelmista. Ongelmat liittyvät mm. tietojohtamisen suunnitelmallisuuden puutteeseen. ICT ja operatiivinen toiminta eivät toimi riittävästi yhteistyössä. Julkishallinnon hallinnonalakohtainen toiminta on aiheuttanut monimutkaisuutta ja läpinäkymättömyyttä toiminnan prosesseissa.

Toimintaympäristö, joka ei kannusta jakamaan tietoa, ei myöskään kannusta tarjoamaan vaihtoehtoja tietojohtamisen edistämiseen liittyvään päätöksentekoon. Tällaisessa ympäristössä tiedon jalostaminen ja uuden tiedon oivaltaminen jäävät liiaksi sattuman varaan. Järjestelmällinen tietojohtamisen edistäminen on vaikeaa ilman riittäviä voimavaroja sekä pitkäjänteistä ja määrätietoista työskentelyä.

Organisaation tietojohtamisen kehittäminen 

Tietojohtamisen kehittämistä organisaatioissa voidaan analysoida oheisen tietojohtamisen perusprosessit -kehän mukaisesti. Tärkeää on kiinnittää huomiota tiedon hankkimiseen, luomiseen, jakamiseen, säilyttämiseen ja hyödyntämiseen.

Tietojohtamisen perusprosessit (mm. Alavi ja Leidner 2001) .

Tiedon hankkiminen on tietotalouden organisaatioille tärkeää. Organisaation hallinnan ja johtamisen kannalta on tärkeää pitää yllä selkeää kokonaiskuvaa tiedon lähteistä ja saatavilla olevasta tiedosta sinänsä. Kansallista ilmiölähtöistä vertailutietoa ei ole useinkaan käytettävissä suunnittelun ja päätöksenteon tukena, koska organisaatiot tyypillisesti tuottavat oman alansa sektoritietoa omaan ja osin valtakunnalliseen käyttöön. Yhteisen tietopohjan eteen on siis edelleen ponnisteltava.

Tiedon tyypillinen jaottelu etenee datasta informaation kautta tietoon ja yksilön tietämykseen sekä organisaation kyvykkyyteen. Tiedon luomista ehkäisevät mm. datan laadun ongelmat ja monet muut tekijät. Data sellaisenaan on raaka-aine, joka mahdollistaa tietoprosessien kehittämisen ja siten uusien julkishallinnon palvelujen parantamisen. Sama pätee myös olemassa oleviin palveluihin. Huomiota tulisi kiinnittää myös otollisten tiedonluomisen olosuhteiden tuottamiseen.

Tiedon jakaminen on klassinen tietojohtamisen kehityskohde. Organisaatioiden toiminnan kehittämisongelmat liittyvät monesti tiedon jakamiseen. Ongelmat näkyvät mm. siinä, että palvelurakennetta ei pystytä tehokkaasti kehittämään. Tiedon jakaminen voi aiheuttaa mm. luottamusongelmia. Ne liittyvät kehittämistyöhön, dataan, yhteistyökumppaneihin tai esimerkiksi toiminnan rahoittajiin. Organisaatioilla pitäisi olla kuvattu, miten organisaatiot jakavat tietoa ja miten ne jakavat tietoa verkostoissa. Lisäksi organisaatioiden tulisi avata tietokantoja toisilleen ja oppia toisiltaan tiedon jakamisen prosesseja.

Tiedon säilöminen ei tarkoita tiedon hilloamista. Kyse on siitä, että tieto on noudettavissa ja saatavissa oikeaan aikaan oikeaan tarpeeseen. Tässä yhteistyön tekemisen mahdollisuudet ovat keskeisiä. Jo nyt on syntynyt mm. tietoaltaita, joihin on liittynyt monia organisaatioita. Tällainen kehityssuunta on erittäin toivottavaa. Tietoarkkitehtuuri on väline, jolla mm. tiedon saatavuutta voidaan tarkastella ja kehittää. Datan eheyden puute haittaa raportoinnin ja analytiikan toimivuutta laajasti. Mittaristoja on vaikea rakentaa, tietoon ei luoteta eikä analytiikkaa voida kehittää.

Tiedon (jälleen)hyödyntäminen tarjoaa loputtoman tietojohtamisen aarrearkun, joka mahdollistaa toiminnan ja palvelujen kehittämisen. Esimerkiksi asiantuntijatyön haasteet ja ongelmat saadaan hallintaan. Lisäksi mm. organisaatioiden hyvä maine lisää luottamusta. Tämä luottamus perustuu osaltaan hyvään tietojohtamiseen ja sen parhaisiin käytäntöihin. Tiedon pitää olla ehyttä, käytettävää ja luotettavaa. Tällä tavalla mm. toiminnan vaikuttavuutta voidaan todentaa. Tilanne on päinvastainen, jos suunnittelua ja päätöksiä tehdään vanhentuneen tai reikäisen tiedon pohjalta. Hyvä, luotettava tieto mahdollistaa hyvän organisaation maineen. Tällä on merkitystä luotettavan kumppanuudenkin näkökulmasta.

Otollista kehitysajankohtaa ei saa hukata  

Edellä mainitut nostot kuvaavat tietojohtamisen roolia. Eri puolilla Suomea toteutetut projektit ja selonteot kiistatta osoittavat, että halu edistää tiedolla johtamista konkreettisten toimintasuunnitelmien avulla on juuri nyt käsillä. Jos tämä noste menetetään, uuden innostuksen saavuttaminen voi sujua kankeasti. Alueiden ja organisaatioiden tarve toiminnan tiedon hallintaan ja tiedon hyötykäyttöä kohtaan on joka tapauksessa suuri. Jos nyt ei toimita, järjestelmien yhteentoimivuus jäänee edelleen saavuttamatta ja sitoutuminen kansallisiin hankkeisiin voi jatkossa olla heikkoa.

Tilannetta voisi helpottaa kansallisen tietojohtamisen ohjelma. Se voisi olla osana tietopolitiikkaa. Ohjelman tulisi tähdätä siihen, että tietojohtamista tarkastellaan ihmis- ja ilmiölähtöisenä kokonaisuutena. Sen päämääränä olisi tukea julkishallinnon strategioiden toteutumista sekä tiedon hyötykäyttäjien tarpeisiin vastaamista. Mikäli kehitys jatkuu nykyisellä uralla, strateginen näkökulma ja tietotarpeet jäävät marginaaliin, sillä keskustelua käydään usein työvälineistä ja teknologiasta ilman niiden tietojohtamisen toiminnallista integrointia. Tiedolla johtamisen hyödyt jäävät tavoittamatta, mikäli sitä ei ajatella ensisijaisesti toiminnan asiana – jolle tietotekniikka ja -järjestelmät ovat merkityksellisiä mahdollistavia työvälineitä ja yhteistyökumppaneita.

Riikka Järvinen, asiakkuuspäällikkö, KTM, Hämeen ELY-keskus. Tietojohtaminen ry:n jäsen.

Timo Hakala, erityissuunnittelija, VTL, Helsingin kaupunki. Tietojohtaminen ry:n jäsen.

Blogiteksti on osa Tiedosta toimeen -blogisarjaa, jossa tarkastellaan tiedolla johtamisen ilmiötä eri näkökulmista. Blogitekstit pohjautuvat Maakuntien tietojohtaminen -hankkeen loppuraporttiin. Kirjoittajina toimivat työryhmän jäsenet.