Suoraan sisältöön

Julkisen hallinnon arkistoinnin haasteita ratkomassa – digitalisaation vaikuttavuus

Viranomaistehtävissä syntyvien tietojen jatkuvuuden, jäljitettävyyden ja todistusvoiman saumaton yhteensovittaminen on yksi digitalisaation keskeisistä haasteista. Valtionvarainministeriö on asettanut Vimanan ja SoteDigin selvittämään näitä julkisen hallinnon viranomaistehtävien sekä sosiaali- ja terveydenhuollon pitkäaikaisen säilyttämisen haasteita.

Tässä arkistoinnin haasteita käsittelevässä blogissa käsitellään digitalisaation vaikuttavuutta. Kansalaisille tarjottavien palveluiden optimaalinen hyödyntäminen vaatii toimintamallien ja tietosisältöjen yhteensovittamista palveluketjussa. Palveluketjun vaikuttavuus on todennettavissa sillä, kuinka käytettäviä palvelut asiakkaille ovat.

Tapaus terveysaseman hoitopaikan valinta

Vuoden 2014 alussa voimaan tuli terveydenhuoltolaki (48 §), jonka mukaan kuntalaisella on mahdollisuus valita hoitopaikkansa terveysasemalla. Kansalainen suorittaa hoitopaikan valinnan perehtyen terveysasemien palvelukuvauksiin ja hoitopaikan vaihtaminen tapahtuu kirjallisella ilmoituksella nykyiselle ja uudelle valitulle terveysasemalle. Valittu terveysasema vastaanottaa vaihtoilmoituksen ja perustaa henkilön tietojärjestelmäänsä saamillaan tiedoilla. Terveysaseman vaihtaja antaa suostumuksensa tietojen siirtoon asioidessaan valitussa terveysasemassa.

Hoidosta kertyvien tietojen keskitetystä arkistoinnista huolehtii Kansaneläkelaitoksen (Kela) tuottamat arkistopalvelut. Kelan Vanhojen tietojen arkisto on palvelu, johon tulisi tallentaa ne asiakirjat, joiden tallentamiseksi ei ole arkistopalvelua tai jotka ovat syntyneet ennen Kelan arkistopalveluun liittymistä.

Arkistopalvelujen kehitystyö on kesken, minkä johdosta kaikkia hoitotyössä tarvittavia tietoja ei ole mahdollista siirtää kyseiseen palveluun. Näiden tietojen osalta nykyinen palveluntuottaja tekee tietopyynnön aikaisemmille palveluntuottajalle. Tietopyyntöjen vastaanottajat keräävät tiedot järjestelmistään ja tulostavat tiedot paperille. Itse tietojen siirtäminen tapahtuu kirjepostina. Nykyinen palveluntuottaja vastaanottaa ja digitalisoi aineistot järjestelmäänsä.

Manuaaliset työvaiheet kuormittavat

Terveyden- ja hyvinvointilaitoksen (THL) kyselytutkimuksen mukaan kahdeksan prosenttia terveysasemien asiakkaista on vaihtanut terveyspalvelun tuottajaa. Terveyspalveluiden vaihtajista 70 prosentilla on pitkäaikaissairaus, kuten diabetes, verenpainetauti, sepelvaltimotauti, astma tai reuma, jonka hoitoon liittyy oleellisesti diagnostiset mittaustulokset. Mittaustulosten arkistoimiseksi ei ole olemassa kansallista palvelua.

Vimanan tekemien haastattelujen perusteella terveysasemat kokivat manuaalisten työvaiheiden kuormittavan organisaation resursseja. Manuaalisen työn vähentämiseksi kehitysehdotuksena oli valtakunnallinen sähköinen palvelu, joka siirtäisi terveysaseman vaihtajatiedot organisaation käyttöön väestörekisteritietojen päivityksien yhteydessä. Kansaneläkelaitoksen vanhojen tietojen arkistopalvelun käyttöönotto nähtiin potilastietojärjestelmän elinkaaren lopputoimenpiteenä. Tämän johdosta tietojen siirtämiseksi organisaatioiden välillä kaivattiin myös tietopyyntöpalvelua – tämä mahdollistaisi tiedon digitaalisen siirron organisaatioiden välillä.

Kuten alussa jo mainittiin, palveluketjun vaikuttavuus on todennettavissa sillä, kuinka käytettäviä palvelut asiakkaille ovat. Digitalisaation kehittymisen ja työn automatisoinnin myötä, nähtäväksi jää, lisääntyvät terveyskeskusten hoitopaikkojen vaihtamiset.

Vimana on selvittänyt julkisen hallinnon viranomaistehtävien pitkäaikaisen säilyttämisen haasteita. Vastaavasti SoteDigi Oy suunnittelee parhaillaan vanhojen tietojen arkistointia kunnille, kuntayhtymille ja sairaanhoitopiireille.

 

 

 

Kalle Lukkarla
Palvelupäällikkö, Vimana